Bài dạy Tin học Lớp 7 - Bài: Tìm kiếm và thay thế - Năm học 2019-2020

Nội dung text: Bài dạy Tin học Lớp 7 - Bài: Tìm kiếm và thay thế - Năm học 2019-2020

1. HỆ THỐNG KIẾN THỨC – KỸ NĂNG - MÔN: TIN HỌC 7 TUẦN 26 (Từ ngày 23/3 đến ngày 28/3/2020) TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ Để có thể xử lý bảng tính toán số liệu, thống kê thì Microsoft Excel là công cụ văn phòng hỗ trợ tốt nhất, giúp người dùng có thể thực hiện các công việc tính toán khác nhau. Trong quá trình làm việc, đôi khi bạn sẽ phải liên tục thay đổi số liệu để đáp ứng nhu cầu của công việc. Tuy nhiên, với bảng tính Excel chứa hàng trăm hàng nghìn dữ liệu, chúng ta sẽ phải tìm kiếm và thay thế như thế nào? Trên Excel, chúng ta hoàn toàn có thể thực thiện việc tìm kiếm và thay thế theo cách nhanh nhất, mà không cần mất thời gian dò và tìm từng số liệu. Công việc của bạn sẽ rút ngắn thời gian hơn mà vẫn đạt được hiệu quả cao. Để biết chi tiết cách thực hiện thao tác tìm kiếm và thay thế trong Excel, bạn hãy thực hiện theo hướng dẫn dưới đây: 1. Cách tìm kiếm trong bảng tính Excel: Bước 1: Trước hết, bạn hãy mở bảng số liệu Excel cần làm việc. Tại tab Home trên thanh Ribbon, chúng ta nhấn chọn chuột trái vào mục Find & Select. Rồi tiếp tục chọn Find hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F.
2. Bước 2: Ngay sau đó xuất hiện giao diện hộp thoại Find and Replace. Tại đây, bạn sẽ nhập từ hoặc số liệu cần tìm kiếm vào ô Find What. Ví dụ bạn muốn tìm vị trí của con số 45. Bước 3: Bước tiếp theo này, chúng ta sẽ có hai lựa chọn để thực hiện. B3.1) Nếu bạn chọn Find Next: Thao tác này nghĩa là tôi sẽ tìm lần lượt từng số liệu, từ mà yêu cầu và kết quả sẽ hiển thị lần lượt vị trí của con số 45. Vị trí đầu tiên của con số 45 sẽ ở cột B4 trong bảng số liệu và được đóng khung. Nếu chúng ta nhấn tiếp tục vào Find next, sẽ ra vị trí tiếp theo của con số 45 ở cột C6 như trong hình, cũng được đóng khung để dễ nhận biết.
3. Bạn tiếp tục thực hiện theo thao tác trên để tìm những giá trị còn lại trong bảng tính. B3.2) Nếu bạn chọn Find all: Thao tác này thì sẽ tổng hợp toàn bộ các vị trí mà từ, số liệu chúng ta muốn tìm và thống kê ngay bên dưới để bạn được biết. Kết quả sẽ cho ra 2 vị trí của số 45 trong bảng tính Excel, tại Book 1 và Sheet 1. Khi bạn click vào dòng nào đó, ngay lập tức sẽ xuất hiện vị trí số 45 trong bảng cũng được đóng khung, chẳng hạn như B4.
4.  CÁC TÙY CHỌN BỔ SUNG: Để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn, nhấp vào Options ở góc phải hộp thoại Find & Replace, sau đó thực hiện một trong những cách sau đây: o Để tìm kiếm giá trị cụ thể trong bảng tính hiện tại hoặc toàn bộ tập tin, chọn Sheet hoặc Workbook trong Within. o Để tìm kiếm từ trái sang phải (row-by-row), chọn By Rows trong Search; Để tìm kiếm từ trên xuống dưới (cột-by-cột), chọn By Columns trong Search. o Để tìm kiếm một số kiểu dữ liệu nhất định, chọn Formulas, Values, hoặc Comments trong Look in. o Trong trường hợp tìm kiếm chính xác chữ in hoa – chữ in thường, đánh dấu chọn Match case check. o Để tìm kiếm các ô chỉ chứa các ký tự mà bạn đã gõ vào Find what, đánh dấu chọn Match entire cell contents.
5. Lưu ý: Nếu bạn muốn tìm một giá trị trong vùng dữ liệu, cột hoặc hàng, hãy chọn chúng trước khi mở hộp thoại Find and Replace. Ví dụ, để giới hạn kết quả tìm kiếm trong một cột cụ thể, đầu tiên hãy chọn cột đó trước, sau đó mở hộp thoại Find and Replace. 2. Cách thay thế trong bảng tính Excel: Bước 1: Chúng ta cũng mở file Excel làm việc. Trong tab Home, bạn nhấn chọn mục Find & Select nhưng chọn Replace, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + H. Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Find and Replace. Ta nhập từ cần thay thế vào ô Find what và gõ từ thay thế vào ô Replace with.
6. Bước 3: Việc thay thế từ, số liệu trong Excel cũng gồm 2 lựa chọn khác nhau. B3.1) Nếu bạn chọn Replace: Nếu người dùng có nhu cầu thay thế lần lượt từng vị trí với các con số khác nhau thì nhấp chọn mục này. Theo như trong hình, ta chọn Replace để thay thế lần lượt 2 vị trí số 45 trong bảng tại B4 và C6. Tại vị trí B4 đã thay 45 sang 30. Còn với vị trí C6, ta đổi giá trị 45 sang 25. Ta tiếp tục thực hiện theo tác trên để thay lần lượt các số và ký tự khác. B3.2) Nếu chọn Replace All: Nếu chúng ta có nhu cầu thay thế tất cả 1 giá trị số, ký tự bằng 1 số hoặc ký tự khác thì nhấn chọn mục này. Tại đây, ta sẽ thay số 45 bằng con số 15 ở tất cả vị trí trong bảng dữ liệu và nhấn Replace All.
7. Ngay sau đó, sẽ xuất hiện bảng thông báo số lượng vị trí tìm thấy và đã được thay. Bạn nhấn OK. Kết quả trả về sẽ là bảng dữ liệu đã thay đổi số 45 sang 15 với hai vị trí là B4 và C6 như hình dưới đây.